Cada registro de obra está organizado bajo los siguientes criterios:
Corresponde al número con el que la obra fue registrada en la base de datos de la Fundación Gego. Esta numeración conserva la identidad del inventario primario de las obras de la artista que se realizó en los inicios de la Fundación Gego y que se continúa utilizando en la actualidad.
Como título se utiliza el que la artista apuntó, de su puño y letra, en sus cuadernos de registro de obras y que fue, posteriormente, publicado en catálogos y otras publicaciones. Gego tituló pocas obras, generalmente hacía mención de una característica resaltante de la obra para distinguirla o colocaba una numeración por año tras el nombre genérico de una serie de obras. Estos códigos y menciones inscritas por Gego en sus cuadernos también fueron divulgados en distintas publicaciones como títulos y así se han conservado. Se sigue este mismo criterio con las obras que han permanecido inéditas hasta la fecha. En casos excepcionales en los que la artista no registró la pieza en el cuaderno que tenía para ese fin, sino en listados alternos, se utilizó el título o mención otorgado por la artista en esos registros.
En otros títulos se han usado designaciones distintas a las del cuaderno original de registro de la artista que aparecieron en algunas publicaciones y en registros secundarios de las obras tales como: listas realizadas para exposiciones, facturas comerciales y registros de colecciones públicas o privadas que, por cualquier circunstancia, alteraron el nombre original de la pieza.
Existen casos en los que no se siguieron los criterios antes señalados para piezas que fueron divulgadas ampliamente post mortem. En estos casos, para evitar mayores confusiones, se dejó el título dado a la obra en esas publicaciones y se señaló como “otros títulos” el proporcionado por la artista de acuerdo a los criterios ya mencionados, incluyendo una aclaratoria en los comentarios.
Como imagen principal se seleccionó de los archivos del Centro de Documentación la imagen de mayor calidad en cuanto a amplitud, precisión en el detalle y resolución; en caso de que no existiese en el Centro de Documentación, se obtuvo una imagen nueva a ese propósito, solicitándola a sus poseedores. Los créditos de las imágenes aparecen bajo la imagen respectiva. En casos especiales en los que se desconoce el paradero de la obra y no existe imagen fotográfica de la misma, o bien se colocó un dibujo o bosquejo de la obra realizado por la artista, de existir, o se dejó este campo en blanco.
Se ha señalado el año en el que la obra fue elaborada de acuerdo a lo reflejado en los cuadernos de registro de Gego o en listas alternas que la artista preparó para exposiciones, museos, galerías o facturas comerciales. En los casos excepcionales en los que Gego registró una obra sin apuntar fecha, hemos usado circa antecediendo a la fecha en conformidad con las características formales de la obra.
Las dimensiones de las obras, de ser tridimensionales, están ordenadas de la siguiente manera: alto, ancho y profundidad; si son bidimensionales: alto y ancho. En ambos casos están expresadas en centímetros. Por el carácter artesanal de las piezas de Gego, el material flexible y la manera de articulación de sus ensamblajes, son factibles pequeñas variaciones en las medidas de las piezas.
Se enumeran los materiales utilizados en la obra, jerarquizados de acuerdo a su preeminencia en la misma.
Se describió la forma de la inscripción de la firma de la artista en la obra y cualquier otra leyenda presente en la misma, así como el lugar en el que está situada. De manera similar, se describen otras marcas y sellos.
En el caso de las obras seriadas, se señala el número de edición y serie.
Se han realizado comentarios en casos donde ha sido pertinente aclarar asuntos relativos a variaciones formales de una obra en particular, a la importancia histórica de una determinada obra dentro de la trayectoria de la artista o porque una obra destaque al ser portadora de una estructura o técnica singular. También en casos en los que se necesitó precisar y esclarecer algún dato en la ficha técnica.
Se ha señalado el nombre de la colección que es propietaria actual de la obra y la ciudad sede de dicha colección. Si se conoce, se ha añadido el año en que la obra fue adquirida. En el caso de no conocerse su paradero se describió como “Colección desconocida”. Si se desconoce el paradero tras la venta de la obra en una subasta pública, se apuntan los datos referentes al evento de la subasta.
Las obras de arte que se han establecido como destruidas, se designan como tales en el lugar de coleccionista. Gego podía dividir una obra para luego formar varias, tras haber sido expuesta en su modo original o también puede ser mencionada en publicaciones una o más veces; igualmente podía modificar una obra y convertirla en otra o desmembrar una instalación en múltiples piezas que a su vez fueron exhibidas de manera individual. De ser pertinente, estos casos fueron mencionados en la casilla de coleccionista actual o se reseñaron en el campo de comentarios.
Se ha mantenido el anonimato para los propietarios que prefieren no ser identificados bajo la denominación “Colección privada” y también en los casos en que los propietarios no hayan manifestado ninguna preferencia.
Se han registrado los nombres de las colecciones a las que ha pertenecido la obra, fechas de adquisición de la obra, de tenerla, y la ciudad sede de dichas colecciones. El orden de estas menciones es cronológico, desde la más antigua a la más actual.
Se ha mantenido el anonimato para los propietarios que prefieren no ser identificados bajo la denominación “Colección privada” y también en los casos en que los propietarios no hayan manifestado ninguna preferencia.
Listado cronológico de las muestras en las que la obra ha participado. Para las exhibiciones itinerantes, se ha realizado una entrada individual por cada sede.
Listado de libros y catálogos en orden cronológico, desde el más antiguo al más actual, en los que las obras han sido mencionadas o fotografiadas. Hemos incluido el número de página de la mención o imagen. Se ha seguido el manual de estilo Chicago para la elaboración de las referencias bibliográficas.